Včasné odhalení podvodů může zachránit miliony, Moderní řízení
5. 4. 2012 - / Articles
Autor: Ján Lalka
Publikace: Moderní řízení
Datum: 12/2011
Včasné odhalení podvodů může zachránit miliony
Riziko podvodů bylo doposud považováno jen za jedno z mnohých provozních rizik podnikání. Firmy a finanční instituce mu vzhledem k nízkému povědomí nevěnovaly v Česku ani na Slovensku takovou pozornost, jako jiným rizikům. V poslední době však dochází k výrazné změně trendu. Vzhledem k vysokým finančním ztrátám, škodám na reputaci a obchodních vztazích, resp. zániku některých společností, se podvody dostaly na úroveň hlavních podnikatelských rizik. Jsou však lokální firmy připraveny na jejich řízení?
Dostupné statistiky uvádějí znepokojující čísla o dopadech podvodů. Podle nejnovějšího průzkumu Surveilligence o výskytu podvodů v Česku a na Slovensku téměř polovina firem, které je odhalily, utrpěla ztrátu větší než 50 000 EUR. Zahraniční průzkumy nejsou o nic optimističtější – podle evropské verze průzkumu ACFE za rok 2010 dosáhla průměrná výše ztrát běžné firmy 5 procent jejího ročního obratu. Ztráty z podvodů jsou tedy již tak veliké, že se firmám vyplatí investovat do detekčních a preventivních programů.
Povědomí se zvyšuje
Dnes může každý manažer získat o podvodech řadu užitečných informací jen tím, že bude sledovat média. Každý rok o nich vychází stovky článků a desítky kauz, ve kterých jsou popsány různý podvodná schémata, jejich příznaky, stejně jako způsoby jejich odhalení. Už jen na základě těchto článků si tak může vytvořit určitou představu o tom, co může jeho společnosti hrozit. Tímto by to ale nemělo končit.
Co může pomoci
Aby firmy mohly efektivně odhalovat a vyšetřovat podvody, mělo by být ideálně splněno několik základních faktorů.
Legislativní podpora – ta by měla vytvořit rámec ochrany a odměňování oznamovatelů nekalého chování, resp. firmy motivovat k vyšetřování podvodů a k zavádění preventivních opatření. Naštěstí, v tomto případě nemluvíme o daleké budoucnosti. Zákon o trestní odpovědnosti právnických osob totiž v případě podpisu prezidenta nabude právní moci již začátkem roku 2012. Podle něj budou právnické osoby nést plnou trestní odpovědnost za jednání a rozhodování svých vlastníků, řídících a kontrolních orgánů, resp. zaměstnanců. Budou moci být postiženy za různé druhy podvodů a nekalé chování, za které jim bude hrozit nejen poměrně vysoká peněžní pokuta, ale také například propadnutí majetku, zákaz činnosti až na 20 let nebo zrušení firmy. Druhým důležitým zákonem je zákon o ochraně oznamovatelů korupce, který se připravuje v Česku i na Slovensku. I když termín jeho předložení ještě není známý, samotný fakt, že se připravuje, vyvolává určitý optimismus.
Přístup vedení a vlastníků firmy – aby vedení firmy uvěřilo přínosu investic do detekčního a preventivního programu, musí si být předtím vědomo rozsahu hrozících podvodů a výšky možných škod. Pokud si toto nebezpečí nedokáže představit, nebude prevenci a nákladům s ní spojeným, nakloněno.
Znalosti – důležitým faktorem je také úroveň znalostí, a to nejen specialistů zodpovědných za odhalování podvodů, ale také běžných zaměstnanců firmy. Odhalení je závislé na schopnosti identifikovat příznaky jeho výskytu, stanovení možných podvodných schémat a vytvoření hypotéz průběhu podvodu a jeho možných pachatelů. Nízká úroveň znalostí v tomto procesu znemožní nekalé praktiky odhalit a důkladně prověřit.
Existence morálních vzorů – aby se firmy a zejména jejich zaměstnanci odhodlali aktivně podvodům postavit, musí ve svém jednání vidět pozitivní přínos. Pro někoho to bude otázka morálky a cti, postavit se zlu čelem. Pro jiného racionální odůvodnění obavy z dalšího fungování firmy nebo vlastního zaměstnání. Stále však zůstane velká část lidí, kteří nebudou mít osobní charakter, odvahu nebo zájem s podvody bojovat. Bohužel, ne všichni jsou vychováni, abychom bez obav vystoupili z řady a stáli si za svým názorem. V těchto případech ale pomohou silné vzory. Lidé, kteří se nebojí obětovat své soukromí a riskovat veřejné ponížení. Věřím, že prvních několik usvědčených tzv. velkých ryb, o kterých se v médiích a kuloárech stále jen spekuluje, bude motivovat k následování a k zaujetí rozhodného postoje proti podvodům. Stejně tak veřejné vystoupení uznávaných osob se silnou osobní integritou a deklarování jasného postoje k etickému podnikání bude mít silný motivační impulz pro ty, kteří stále ještě váhají.
Efektivní detekční systém – firmě by měl umožnit podvody zachytit a prověřit. Ale pozor na drobná úskalí. Ive zdánlivě jednoduchém systému pro sběr podnětů o podvodech se mohou firmy dopustit zásadní chyby. Zavedení anonymní linky nestačí. Pokud firmy nevědí, jaké informace mají od oznamovatelů sbírat a jak je vyhodnocovat, může se stát, že nebudou schopné podvody rozpoznat a ani získat důkazy o jejich existenci. Neprověřování podnětů, resp. jejich odkládání, či nezahájení vyšetřování oznámených případů tak může vést k rezignaci vlastních zaměstnanců používat oznamovací systém. Firmy by se měly zaměřit na důkladné a zejména pravidelné školení svých zaměstnanců o způsobu využívání oznamovacího systému, deklarovat absolutní ochranu oznamovatele a pravidelně informovat o výsledcích fungování tohoto systému.
Podvody jsou rizikem, které se dá řídit
Podvody existují všude tam, kde jsou lidé. Bez omezení na konkrétní oblast se budou vyskytovat zejména tam, kde se rozhoduje, jedná, pracuje nebo manipuluje s penězi, majetkem nebo také závazky firmy. Proto nepřekvapí, že nejčastější oblastí výskytu podvodů jsou obchod, nákup, zásobování, resp. finanční oddělení společností.
Podle našeho letošního průzkumu patří ve firmách k nejčastějším externím podvodům falešná fakturační schémata a podvody vycházející z existence střetu zájmů. Mezi ty interní naopak patří zneužití firemních prostředků na soukromé účely, resp. zpronevěra hotovosti. A co mají všechna tato schémata společného? Nejedná se o žádné sofistikované podvody vyžadující složité účetní manipulace nebo mafiánské spolčování mnoha osob. Často jsou spáchány tak, že někdo obejde nefunkční kontrolní opatření, schvalovací pravidla nebo nedokonalý preventivní systém.
Nejefektivnější odhalení – tip od zaměstnance
Odhalení výše uvedených schémat umožňuje několik nástrojů – ať už je to whistle-blowing (již zmiňovaný systém oznamovánía, vyhodnocování podnětů o existenci nekalého jednání), preventivní prověřování obchodních transakcí v účetnictví, prověřování obchodních partnerů a zákazníků, ověřování informací od zájemců o zaměstnání, nebo provádění náhodných kontrol. Jednoznačně nejčastějším způsobem odhalení a také nejefektivnějším, je informace od zaměstnanců zachycená pomocí whistleblowing systému, černé skříňky, e-mailové schránky, případně prostřednictvím anonymní linky. Firmy by se proto měly zaměřit na zavedení a rozvoj takového systému. Neměly by rezignovat na velký počet vymyšlených, nenávistných nebo šikanózních oznámení, která bude tento systém zcela určitě také zaznamenávat. Důležitá bude schopnost identifikovat podněty ukazující na skutečně závažné problémy ve firmě.
Mysleme preventivně!
Firmy by měly změnit svůj zavedený přístup z řešení dopadů a následků na jejich prevenci. A tím co nejvíce odradit ty, kteří podvodné aktivity páchají. Měly by zavést postupy a opatření k efektivnímu odhalování a vyšetřování podvodů. Vedení, pokud tak ještě neučinilo, by mělo dbát na prosazování etického myšlení a chování ve svých společnostech a jít ostatním příkladem. A samozřejmě také seznamovat zaměstnance, manažery a vlastníky firem o nebezpečí podvodů a možnostech jejich eliminace.
V těchto snahách by firmy neměly zůstat osamoceny. Navržené zákony o trestní odpovědnosti právnických osob, resp. o oznamování korupce by se neměly stát pouhým nástrojem perzekuce nepohodlných firem, ale měly by podpořit organizace v jejich boji proti nekalým praktikám.
Závěr
Stejně jako v roce 2008 stojíme i dnes před situací, kdy klesá výkonnost naší ekonomiky. Podle průzkumů a předpovědí se sebou recese přinese také nárůst výskytu podvodů. Firmy by se proto měly na horší časy připravit. Zavedení alespoň základních detekčních a preventivních postupů se jim v budoucnu vrátí v podobě snížení možných škod. Prevence podvodů je určitě výhodnější, než řešení jejich následků. Změna myšlení směrem k prevenci bude sice bolet a zabere určitý čas., ale vyplatí se to.
