Rozhovor: Riziko podvodů si nejdříve musí uvědomit management, Finanční management

5. 4. 2012 - Surveilligence / Articles

Autor: Rozhovor s Jánem Lalkou

Publikace: Finanční management

Datum: 02/2012

V České republice a na  Slovensku by firmy měly být mnohem skeptičtější ohledně toho s kým  spolupracují, málo si prověřují obchodní partnery. To platí i při  prodeji firem strategickému partnerovi. Společnosti stále ještě tolik  nedbají na problém střetu zájmů. Celosvětově každoročně 5 % z obratu  firem padne na úkor podvodů, bez ohledu na nefinanční ztráty, jako jsou  ztráta reputace či významných zaměstnanců.

Jak účinně podle vás provádět management pohledávek?

Pokud budu mluvit z pohledu prevence, tak  firmy v České republice a na Slovensku mají velké možnosti, kterých  nevyužívají. I přesto, že jsme relativně otevřená informační společnost.  Je tu velké množství informací ve veřejných zdrojích nebo v databázích a  je jen na firmě, zda bude investovat prostředky do prověření svých  partnerů či dodavatelů.

Pokud bychom uvažovali malé a střední podniky, kde je největší problém?

Problém je, že menší firmy se například bojí  podat trestní oznámení a nechce se jim zaplétat s drobnými podvodníky či  s drobnými krádežemi. Musely by platit advokáta, dlouho se čeká na  výsledek šetření, nebo jak dopadne soud, rozhodnutí soudu může být  zpochybněné, může dojít k odvolání, atd. Tento proces trvá velmi dlouho a  firmy si řeknou, k čemu vynakládat takové prostředky, když došlo jen ke  drobné škodě a neřeší to. Jiné si naopak stojí za svým a nehodlají  tolerovat jakékoliv podvody ani drobné ztráty, chtějí ukázat vlastním  zaměstnancům, že i při malých podvodech dojde následkům a potrestání.  Toto je silný signál do vnitra firmy o etickém konání, že je to v  rozporu se strategií firmy a firemní kulturou. A právě takovéto signály  jsou důležité.

Jak se proti podvodům např. s pohledávkami účinně bránit?

Nejdůležitější je postoj managementu k  prevenci podvodů. Pokud si uvědomují hrozby, je potřeba identifikovat,  ve kterých oblastech či odděleních. Základem je analýza rizik a díky  rozhovorům s interními zaměstnanci nebo lidmi z managementu vznikne tzv.  mapa rizik. V té jsou specifikovány příčiny, rizika z hlediska  pravděpodobnosti, významnosti a dopady. Na základě toho se navrhují  konkrétní specifické kontroly, resp. preventivní a detekční opatření.  Například pro zamezení fakturačních podvodů by měla firma zvážit  podrobné prověřování obchodních partnerů. Důležité je také zavedení  kanálu, kterým může firma získávat informace o možných podvodech -  například tzv. whistleblowing. Jeho součástí může být anonymní linka či  e-mail, kde mohou lidé sdělit svá podezření. Na základě takovýchto  podnětů můžeme začít kontrolovat nebo vyšetřovat. Důležitá je po  přešetření zpětná vazba od managementu k zaměstnancům, ta by neměla být  opomíjena.

Jaké jsou podle vás nejčastější typy podvodů v současné době?

Podle našeho nejnovějšího průzkumu, který  jsme provedli loni mezi firmami v České republice a na Slovensku, jsou  to tři kategorie, které jsme identifikovaly jako nejvýznamnější. První z  nich jsou takové ty jednoduché podvody páchané zaměstnanci, které se  týkají například zpronevěry aktiv. Druhá oblast se týká korupce, střetu  zájmů, podvodných manipulací na při nákupu a třetí nejčastější oblastí  jsou fakturační podvody.

Specializujete se na prevence podvodů? Co si pod tím přesně představit?

Jedná se o určitou soustavu nástrojů a  mechanismů, které mají společnostem pomoci zabránit ztrátám  vyplývajících z podvodů a také ochránit hodnoty pro akcionáře. Mezi  běžně používané nástroje patří detekční a prevenční mechanismy. Ty  detekční umožňují firmě dopředu odhalit nekalé praktiky, zjistit, že se  je někdo chystá okrást či zda byl spáchán nějaký podvod. Jedná se  například o prověření obchodních partnerů, vztahů mezi zaměstnanci,  společností a třetími stranami. Představte si, že chcete od někoho  koupit výrobek či si objednat služby a do výběrového řízení se vám hlásí  několik firem. Je ve vašem zájmu si zjistit, zda tyto firmy nejsou  navzájem propojeny či za nimi nestojí stejný člověk. Jednoduše si budete  chtít prověřit vztahy mezi těmito společnostmi.

Kdo jsou převážně vaši klienti? Firmy z jakých oborů?

Je to široké spektrum společností, od  finančních institucí až k farmaceutickému či potravinářskému průmyslu.  Našimi klienty jsou střední a větší podniky. Musím říct, že většinou se  jedná o firmy se zahraničním vlastníkem. Možná je to tím, že už mají  podobné zkušenosti ze zahraničí, vědí co mohou očekávat, jaké výstupy  mohou dostat. Mají nulovou toleranci vůči podvodům a nekalé jednání je v  rozporu s jejich firemní a etickou kulturou.

Jaký pro vás byl nejzajímavější projekt?

Nezapomenu na projekt, kdy skupina firem  patřících zahraničnímu vlastníkovi byla v Česku řízena jeho důvěrným  známým. V průběhu let se mu podařilo z této skupiny vyvést významné  prostředky na základě nevýhodných transakcí a několik z těchto firem  dovedl do velmi špatného finančního stavu. Dlouho tento vývoj skrýval  pod záminkou, že jde o omyly, recesi, nepodařené, ale v dobrém úmyslu  vytvářené transakce, nepříznivý vývoj na trhu. Když si nás vlastník  najal a zjistil, co se ve firmě skutečně děje, byl doslova šokován. Byl  to ukázkový případ. Docházelo ke střetu zájmů, vykázání prostředků,  tunelování, uzavírání nevýhodných smluv a předražených nákupů, prodeji  zásob pod cenou, apod.

Jak vážný je střet zájmů v tomto případě a jak mu předejít?

Běžnou formou předcházení tomuto ve firmě je  podpis prohlášení o střetu zájmů. Problém je, pokud zaměstnanci případný  rizikový vztah například při výběrovém řízení, nebo nákupu od spřízněné  společnosti, neuvedou. To může být bez detailnějšího šetření těžko  dohledatelné. Jak jsem již řekl, důležité pro firmu před uzavřením  smlouvy, je důkladné prověření vztahů či vazeb, ze kterých by vyplývalo  riziko. Náhodné prověrky vztahů, s kým se obchoduje. Další způsob je  datová analýza. Podívat se na transakce v účetnictví, zda nejsou nějakým  způsobem nestandardní. Například víme, že jsme do minulého měsíce  nakupovali za určitých obchodních podmínek od jedné firmy, nyní se  dodavatel změnil a my nakupujeme za výrazně jinou cenu při zachování  stejných obchodních podmínek. V tomto případě je nutné zjistit, kdo to  měl na starosti, jak je možné, že nastala taková změna ceny, kdo je  dodavatelem a jakou má historii a reference. Prostě zjistit souvislosti,  proč tyto změny nastaly a jaký je jejich vztah k jiným faktorům.

Jakým způsobem provádíte šetření nebo pátrání?

Základním cílem vyšetřování je dohledání  důkazů a prověřování podezření, zda nedošlo k nezákonnému jednání. Ke  každému projektu přistupujeme tak, že může skončit před soudem a  výsledek může být zpochybněn na základě maličkostí, takže je opravdu  důležité hledat důkazy a formulovat závěry tak, aby nemohli být  napadnutelné.

Jak by měl management postupovat při prevenci podvodů?

Často se setkávám s tím, že management  nechápe riziko, že může dospět k nějaké ztrátě. Takže nejdůležitější  opravdu je, aby si samotný management společnosti uvědomil hrozící  riziko a poukázat na to, jaké jsou případné ztráty pro společnost.  Dalším krokem je snaha o nastavení takovéto atmosféry i v rámci firmy.  Pokud zaměstnanci vidí, že se management nestará o rizika a podvody,  chovají se podle toho. Na druhou stranu firma, ve které jsou pevně  nastavená pravidla, nulová tolerance vůči podvodům a vědomí trestu ze  strany managementu při identifikaci nekalých praktik, tam můžeme mluvit o  totálně odlišné atmosféře a podle toho také vnímání a chování  zaměstnanců vypadá. Takováto firma je odolnější vůči interním i externím  hrozbám. Důležité je i samotné nastavení firemní kultury, školení  zaměstnanců o rizicích a dopadech. k dalším mechanismům patří například  pre-employment screening, což je vlastně prověření informací uchazeče o  zaměstnání, kde máte možnost zjistit, který ze zaměstnanců by mohl  představovat riziko pro vaši společnost. Hrozbou nemusí být jen finanční  ztráta, ale také ztráta reputace nebo odchod nejlepších zaměstnanců,  kteří se necítí dobře ve společnosti, kde dochází k podvodům. Těch  mechanismů je samozřejmě daleko víc.

Pokud chce společnost přijmout nového manažera, ale ještě předtím ho chce prověřit, tak co doporučujete?

Záleží, o jakou prověrku má firma zájem.  Pre-employment screening se provádí na základě informací, které zájemce o  sobě poskytne, ať už formou CV nebo rozhovoru. My poté ověřujeme,  jestli jsou tyto informace pravdivé. Jedná se o informace týkající se  vzdělání, minulých pracovních pozic, apod. Jiný způsob ověření je tzv.  background search, což je prověření pozadí člověka ve smyslu jeho  reputace, jestli byl zatažen do nějakých kauz v minulosti. Většinou se  jedná o proces sběru, důkladného ověřování a dohledávání informací z  veřejně dostupných zdrojů a databází.

Při vyšetřování ve firmě o vás zaměstnanci vědí nebo jste tam tzv. inkognito?

Obě dvě varianty jsou možné, samozřejmě  záleží na druhu podvodu. Pokud se jedná například o možnou korupci  zjištěnou na základě tipu a neexistují žádné důkazy, tak v takovém  případě pracujeme na skrytě. V případě jasných věcí, kdy byl vyhozen  celý bývalý management a ten nový chce zjistit, zda nedocházelo k  podvodům, tak jsme jako podpora nového managementu a snažíme se  identifikovat, co se stalo. Součástí jsou i rozhovory se zaměstnanci,  takže o nás všichni vědí.

Z jakých oborů najímáte experty a jakým způsobem probíhá spolupráce s nimi?

Jsou to primárně právníci, interní a finanční  auditoři. Dále se liší dle druhu projektu. Záleží na oblasti  vyšetřování, například při marketingových podvodech spolupracujeme se  specialistou z marketingu. Nejedná se o žádnou tajnou službu, jak by si  mohli mnozí myslet. Zde platí, že poklady jsou skryté v účetnictví,  protože právě tam a v dokumentacích leží obrovské množství informací a  údajů, které se dají využít. Záleží tedy pak na vyšetřovateli, který ve  spolupráci se zkušeným expertem z oboru a na základě příznaků, aby  dokázal určit druh podvodu..

Spolupracujete dokonce s detektivními kancelářemi, to jsou některé případy tak závažné?

Spolupracujeme s nimi v případě, že se jedná o  projednávání korupce, jednání, které bylo spáchané v minulosti a není k  tomu žádný záznam. V takovém případě se snažíme nalézt nepřímé důkazy a  detektivní kanceláře nám pomáhají najít tzv. operativní informace, tedy  z terénu.

Jste první společnost svého druhu v ČR i SR, měli jste nějaký vzor, know-how?

Pracoval jsem v jedné z poradenských firem  jako forenzní auditor. Vzhledem k tomu, že mě tato práce velmi bavila,  ale chtěl jsem ji dělat trochu jinak a realizovat své nápady, založil  jsem si svou vlastní společnost. Na tomto trhu samozřejmě existují  společnosti s podobným zaměřením, ale nejsou tak úzce zaměřené na  vyšetřování a prevenci podvodů. Na tomto trhu existuje velký prostor,  protože běžné firmy nevědí tolik o podvodech, možnostech jejich  vyšetřování a prevenci, spoléhají se často na policii. Myslím si, že  poptávka po vyšetřovacích službách se bude dále rozvíjet.

Myslíte zajímavější trh v souvislosti s vývojem současné ekonomické situace?

Ano, přesně tak. Krize vyvolává velké tlaky,  vzniká hodně příležitostí, omezují se rozpočty, jsou stanovené  nerealistické cíle, kterými vedení tlačí na své zaměstnance, atd. Je tu  vysoká pravděpodobnost, že současná ekonomická situace bude mít  negativní dopad a povede k růstu podvodů. Například fakturační podvody  vedoucí k nadhodnocování tržeb. Vezměme v úvahu obchodního ředitele,  který má stanoveno, že musí dosáhnout určitých prodejů a ví, že to  nedosáhne. Co tedy udělá? Zavolá některým zákazníkům a navrhne fiktivní  obchody ke konci roku. On dostane obchody do fakturace, do obratu, splní  svůj cíl, dostane bonusy a management bude spokojený. V následujícím  roce to zúčtuje tak, aby se tyto obchody ztratily z účetnictví například  formou zpětného vrácení, protože produkt byl nějakým způsobem  poškozený, nebo najde jiný způsob, jak transakci stornovat. Pokud to  nepůjde, bude pokračovat dalšími podobnými transakcemi, překrývat tyto  fiktivní obchody a jejich objem poroste třeba dvě účetní období. Takto  může pokračovat až do doby, než se objeví nesrovnalosti během náhodném  auditu, upozornění jiného zaměstnance, nebo než si nějaký kontrolor  uvědomí příliš prudké nárůsty a poklesypři datové analýze. Bohužel  většina podvodů trvá opravdu jeden až dva roky, než se na ně přijde.

Oznamují zaměstnanci společnosti podezření např. manipulace s pohledávkami, nebo dělají, že o ničem neví?

Většinou se lidé bojí konfrontace. Nemají  motivaci, že výsledek šetření povede k reálnému cíli. Podstatné je najít  zaměstnance, který o něčem ví, nebo má alespoň tušení a je ochoten  spolupracovat.

Například WorldCom, Enron, Bearings a další  velké firmy a banky skončily právě proto, že se problémy dařilo dlouho  skrývat. I přes to, že někteří lidé o tom věděli. Až díky tzv.  Whistleblowerům, lidem, kteří se nebáli vystoupit a jít proti vedení,  které toto podvodné jednání krylo, bylo zahájeno šetření a přišlo se na  masivní podvody. Bohužel u nás nejsou moc oceňováni lidé, kteří jdou  proti všem a nebojí se vystoupit z davu. Možná to vychází z naší povahy,  bojíme se být sami sebou a veřejně ukázat, co se nám nelíbí.

Vnímáte korupci ve veřejném sektoru v ČR? Dá se jí alespoň částečně zabránit?

Vím, že je to nadlouho, ale je třeba změnit  mentalitu lidí. Pokud budou lidé tolerovat podvody a korupci, tak se  vždy najde způsob, jak obejít kontrolní mechanismy a ten podvod nějakým  způsobem spáchat. Ale pokud budou vychováni v duchu, že to není správné,  že je to jen na nich, jak se oni postaví a půjdou čelem proti  nespravedlnostem, tak uvidíme posun vpřed. Je to ve své podstatě otázka  výchovy a vzdělávání. Představte si, že bude několik seriózně  potrestaných politiků, zruší některé politické strany, zavřou některé  významné kmotry a bossy, co se potom stane? Jaký to bude mít vliv na  lidi? Je to silný podnět, že stát si jde za určitým cílem a nehodlá  dělat výjimky. Nejsme tu pro to, abychom všechno rozkradli, nebo to  mlčky tolerovali, ale abychom něčeho dosáhli. Zákony jsou tady relativně  dobře připravené, jen nám chybí morální vzory v našem okolí, které nám  budou neustále připomínat, abychom zákony neobcházeli. Bohužel lidé si z  toho nic nedělají a řeknou si, co není zákonem zakázáno, je dovoleno.  To je určitý způsob vnímání, který bych rád změnil. Zákon by měl být  jednoduchý, aby ukazoval směr, ale nejdůležitější je jeho aplikace.  Porovnejme si to se současným stavem, kdy se hovoří o problémech v  soudnictví a zkorumpovaných soudcích. Různé důležité kauzy jsou  odkládány, přerušeny nebo zastaveny. Skepse je způsobena dlouhou dobou  vyšetřování a obrovským množstvím výjimek, které se dají zneužívat. Nyní  se plánuje zavedení zákona o whistleblowingu a to je zákon, který  vítám. Doufám, že umožní ochranu člověka, který podvod oznámí. Téměř  každý, kdo tady nahlásil podvod, byl nějakým způsobem potrestán, přišel o  práci, byl očerněn médii, byly na něj vytahovány neexitující kauzy a  tento člověk se neměl šanci bránit. V tomto případě není dostatečná  legislativa.

Co byste tedy všeobecně poradil firmám?

Firmy musí začít myslet na prevenci. Nesmí se  spoléhat jen na zákony nebo policii, ale musí si pomoci sami. Když se  podíváte na profil podvodníka, tak to jsou většinou zkušení lidé, kteří  ve firmě pracují několik let, znají systémy, mají důvěru. Lidé jsou  šikovní, dokáží kontroly obejít a firmy často podceňují podvodníky.  Opravdu záleží na vedení firmy a jeho přístupu. Měli by prevenci zařadit  mezi své priority i s tím cílem, že v konečné fázi ušetří třeba  desetinásobek toho, co by vložili do prevence. České firmy často  počkají, až přijde nějaký problém, vyšetří ho a místo toho, aby pak  nastavili preventivní systémy, tak se začnou spoléhat, že už se to  nestane. Bohužel si neuvědomují, jak se jim to prodraží. Na začátku si  možná řeknou, že zavedení preventivních opatření je příliš drahé, ale v  konečném důsledku jsou škody několikanásobně vyšší. Celosvětově  každoročně 5 % z obratu firem padne na úkor podvodů, bez ohledu na  nefinanční ztráty, jako jsou ztráta reputace či významných zaměstnanců.